SayKnowMore begeleidt het Lerend Netwerk Spoordata waarin ProRail, ingenieursbureaus en aannemers vormgeven aan datagedreven werken. Zij doen dit om beter te kunnen inspelen op een groeiende mobiliteitsvraag en om spoorprojecten efficiënter en duurzamer te maken. Belangrijk is het verkrijgen van een hogere beschikbaarheid van data.  De transitie die wordt nagestreefd is complex en heeft veel urgentie.  

Groei netwerk

Het netwerk startte in 2017 en is uitgegroeid tot 30 deelnemers waaronder Belgische partners. Onze ervaring is dat diversiteit in een netwerk bijdraagt aan meervoudig kijken en daarmee aan het bedenken van creatieve oplossingen. Door het jaar heen verandert de samenstelling van het netwerk voortdurend. Eén à twee keer per jaar organiseren we grotere bijeenkomsten of webinars, waarbij een bredere vertegenwoordiging uit de sector wordt meegenomen in de ontwikkelingen en de mogelijkheid heeft om in te stappen in het netwerk. 

Energie

In het eerste jaar focuste we onze begeleiding van het netwerk op het scherp krijgen van de urgente kwesties uit de sector en op de betrokkenheid van de deelnemers. In 2018 hebben we een systeemgerichte verbeteraanpak geïntroduceerd en in 2019 hebben we een ontdekkingsreis uitgezet voor de deelnemers die voerde langs imaginaire eilanden waar hen een opdracht wachtte. Dit jaar kozen we voor een gebruikersgerichte aanpak geïnspireerd op Design Thinking en de SPRINT-methodiek van Jake Knapp. We kiezen werkvormen die passen bij een netwerk en bijdragen aan het behalen van concrete resultaten en aan het creëren en behouden van de energie, die nodig is voor innovatie.  

Meerwaarde

ProRail, aannemers en ingenieursbureau maken gebruik van dezelfde data. Het zou voor hen de gewoonste zaak van de wereld moeten zijn ombetrouwbare, toegankelijke assetinformatie met elkaar te delen. Dat blijkt echter een complexe opgave. Het Lerend netwerk Spoordata biedt kansen om verbinding te maken en het collectief oplossend vermogen te vergroten.

Online werken 

Voor het Lerend Netwerk Spoordata volgden we al een blended aanpak. Door de coronacrisis is de nadruk meer op online komen te liggen. De vier deelnemende teams, elk werkend aan een urgent vraagstuk, worden regelmatig online begeleid in hun teamuitdaging. Het hele netwerk komt ongeveer maandelijks bij elkaar, om gezamenlijk een volgende stap in het proces te zetten en te reflecteren op elkaars voortgang.

Veel professionals hebben ermee te maken: de weerbarstige dynamiek in de ketensamenwerking tussen mensen van verschillende organisaties. We bedoelen het allemaal goed. Toch blijkt het in de praktijk vaak lastig om tot betekenisvolle samenwerking te komen. Wij bieden teams een praktijkgericht, blended programma waarin gezamenlijk tot prestaties komen centraal staat.

Wat levert Samenwerkingsimpuls op?

• Nieuwe handelings- en beïnvloedingsperspectieven, direct toepasbaar in de praktijk
• Meer begrip tussen samenwerkings- partners en versterking van de onderlinge relatie
• Duurzame oplossingen voor hardnekkige vraagstukken in de samenwerking

Wat vraagt deelname?

• Je stelt een verbeterteam samen van drie tot vier deelnemers van verschillende ketenpartners met wie je samenwerkt. 
• Je bent bereid en in de gelegenheid om andere teams op jouw casus te laten reflecteren. 
• Je bent met je team beschikbaar om aan vijf sessies deel te nemen:  een kick-off van 4 uur, waarin vooral aandacht voor het creëren van een veilige leeromgeving;  drie online verdiepingssessies van 1,5 uur; een afsluitende bijeenkomst van 4 uur. 
• Je werkt met je team in de tussengelegen periodes verder aan je eigen casus in de praktijk. Jaap Schaveling is beschikbaar om daarin online te ondersteunen. 
• Je zorgt binnen je eigen organisatie voor support voor deelname aan het programma en betrekt hierbij relevante sleutelfiguren (beslissers).  

Opzet

In Samenwerkingsimpuls gaan vijf verbeterteams aan de slag met een taai samenwerkingsvraagstuk uit hun eigen praktijk. Elk verbeterteam bestaat uit drie tot vier mensen, die vanuit verschillende organisaties of organisatieonderdelen met elkaar samenwerken. Uitgangspunt hierbij is dat zij gezamenlijk de urgentie en verantwoordelijkheid voelen om van en met elkaar te willen leren en aan een verbetering van de onderlinge samenwerking te werken. 

Er zijn twee bijeenkomsten van een dagdeel (een kick- off en een afsluiting) met daartussenin drie online verdiepingssessies, waarin Jaap Schaveling een stuk theorie toelicht en onderlinge reflectie tussen de verbeterteams begeleidt. In het programma doorlopen we de zeven stappen van systeemdenken. Tussen de bijeenkomsten en verdiepingssessies door experimenteren de teams met het geleerde in hun eigen praktijk.

Inhoud

De training wordt op maat samengesteld. Onderdelen zijn: analyse issue, ‘lezen’ krachtenveld, zelfonderzoek, bedenken haalbare aanpak en oefenen met toepassen. Alle teamleden krijgen een intake. Na afloop van de training ontvangt het team een ontwikkeladvies.

Zeven stappen van systeemdenken

We hebben de natuurlijke neiging om te denken in seriële ketens, maar de samenwerking tussen verschillende organisaties kan ook gezien worden als samenspel binnen een sociaal netwerk. In dit samenspel zijn alle betrokkenen van elkaar afhankelijk. Ze maken allemaal deel uit van hetzelfde systeem. Gezamenlijk houden ze patronen in stand die goede prestaties kunnen bevorderen, maar ook kunnen belemmeren.

Systeemdenken is een methode om zicht te krijgen op functionele en disfunctionele patronen in de samenwerking en de drijvende krachten die deze in stand houden. Vanuit dit inzicht worden systeemgerichte interventies ontworpen, die kunnen leiden tot het duurzaam wegnemen van belemmeringen die goede samenwerking in de weg staan. Jaap Schaveling hanteert zeven stappen om structuren en patronen in het systeem te ontdekken en daarop interventies te plegen.

In een Praktijk Atelier brengt SayKnowMore verschillende ervaringsdeskundigen bijeen om collega's of vakgenoten te helpen een vraagstuk te doorgronden, te adviseren vanuit de eigen praktijk of een concept plan te toetsen. Waarom zou je immers zelf het wiel opnieuw uitvinden, als je om je heen kunt putten uit zoveel kennisdragers die al eerder met het bijltje hebben gehakt? De kracht van een Praktijk Atelier zit ‘m in de eenvoud. Door kennis van ervaringsdeskundigen in te zetten wordt een team concreet verder geholpen.

Toegepast kennisdelen

Omdat de kennisuitwisseling gaat over een vraagstuk uit het hier en nu is een Praktijk Atelier per definitie actueel en relevant. Een concretere vorm van toegepast kennisdelen is er niet. De praktijk is vaak weerbarstiger, dan de theorie. Juist daarom is het uitwisselen van praktijkervaringen heel waardevol. Zeker als daarbij de diversiteit van een kennisnetwerk optimaal wordt benut, zodat een vraagstuk vanuit meerdere invalshoeken kan worden belicht. SayKnowMore stelt als matchmaker in overleg met de kennisvrager een team van sparringpartners samen. Liefst betrekken we daarbij professionals uit verschillende organisaties. 

De sessies worden deskundig begeleid om toe te werken naar concreet toepasbare resultaten. Afhankelijk van het type vraagstuk maken we gebruik van verschillende gesprekstechnieken. Wij zullen altijd waken voor te snelle conclusies en quick fixes. De ervaring leert, dat dit soort gesprekken aanvankelijk alle kanten op lijken te vliegen. Om tot bruikbare resultaten te komen wordt na dit meervoudige divergentieproces tijdig ingezet op de convergentie naar waardevolle conclusies en aanbevelingen van de sparringpartners.

Online atelier

SayKnowMore heeft ook een online variant van het Praktijk Atelier. De inzet van online middelen maakt een effectieve en efficiënte vorm van kennisuitwisseling mogelijk. Niet alleen wordt reistijd bespaard, ook dwingt de online kennisuitwisseling om snel tot de kern te komen. In een sessie van een uur wordt de kennisvragers voorzien van advies, praktijkvoorbeelden en feedback. Aanbevelingen van ervaringsdeskundigen kunnen vervolgens in praktijk worden gebracht en na een paar weken kan hier in een online vervolgsessie op worden gereflecteerd. Ook kunnen nieuwe vragen worden ingebracht. Zo worden kennisvragers stap voor stap verder gebracht.

Het team van kennisvragers is fysiek bijeen in een ruimte. De sparringpartners doen op afstand mee, bijvoorbeeld via Skype of de Google Hangout. In een aantal rondes scherpen we de vraag aan, wisselen de deelnemers hun kennis en ervaringen uit en bepalen ze het vervolg. We maken live een online verslag in tekst en met digitale post-its, wat in de uren na het atelier nog aangevuld wordt door alle deelnemers.

Als je in de spiegel kijkt, wat zie je dan? En vooral: wat zie niet? De Praktijk Spiegel is een collegiale reflectiemethode waarbij een managementteam het eigen functioneren zelf beoordeelt en door een spiegelteam van collega’s uit een kennisnetwerk laat beoordelen op verschillende aspecten. Niet de beoordeling zelf, maar de feedback staat centraal. Daar waar het zelfbeeld afwijkt van het beeld van de collega's valt het meest te leren. Uitwisseling van waarnemingen en ervaringen leidt tot inzichten over hoe verbeteringen bereikt kunnen worden.

Zicht op blinde vlekken

Met de Praktijk Spiegel krijg je met je team zicht op de eigen valkuilen en blinde vlekken. Juist als alles op rolletjes lijkt te lopen. Je creëert een zelfbeeld over de vraag: hoe goed doen we het eigenlijk op verschillende aspecten van ons vak? Daar tegenover zetten we de beelden van een collegaspiegelteam dat een kijkje in de keuken komt nemen en tal van vragen zal stellen. De collega's van buiten zien vaak dingen waar je zelf geen oog meer voor hebt. Ze houden je dus letterlijk een spiegel voor. Dit maakt de Praktijk Spiegel tot een krachtige en effectieve manier van leren, waar SayKnowMore veel ervaring heeft.

Leerzaam voor team en collega’s. De kracht van de spiegel zit vooral in de reflecterende dialoog. Alleen al het opstellen van een zelfspiegel leidt binnen een team tot gesprekken over het eigen functioneren, die doorgaans nooit worden gevoerd. Door het collegaspiegelteam te bemensen met vakgenoten van verschillende organisaties en met verschillende rollen ontstaat een meervoudige blik op het functioneren van het team.

Werkwijze Praktijk Spiegel

Tijdens het spiegelproces worden doorgaans in elk geval de volgende stappen doorlopen:

1. Maken van een zelfspiegel door het eigen team: individueel beoordelen van het eigen functioneren als team voor verschillende managementaspecten en het uitwisselen van de bijbehorende afwegingen en argumenten;
2. Afnemen van diepte-interviews door het collegaspiegelteam: in kleine groepen bevragen van teamleden om een beeld te krijgen van het functioneren van het team voor verschillende managementaspecten;
3. Maken van een collegaspiegel door het collegaspiegelteam: beoordelen van het functioneren van het team voor verschillende managementaspecten op basis van de uitgewisselde bevindingen;
4. Voeren van een verdiepende slotdialoog: vergelijken van de resultaten van de zelfspiegel met die van de collegaspiegel en na verdiepende gesprekken in kleine groepen op relevante thema’s gezamenlijk formuleren van conclusies en aanbevelingen.

Na stap 3 wordt een (vertrouwelijke) tussenrapportage opgesteld die alleen onder de deelnemers wordt verspreid en fungeert als input voor de verdiepende slotdialoog. Na de slotdialoog (stap 4) wordt een eindrapport opgesteld, dat na goedkeuring van de aanvrager (meestal de teamleider van het gespiegelde team) breder kan worden verspreid.

Spiegel op maat

De Praktijk Spiegel kent verschillende varianten en kan zowel voor tussen- als eindevaluaties worden ingezet. Speciaal voor projectmanagementteams zijn de Projectmanagement- en Projectbeheersingspiegel. Meer algemeen toepasbaar zijn de Opmerkzaamheidsspiegel en de Opdrachtgeversspiegel. Voor elke specifieke context kan een spiegel op maat ontwikkeld worden, waarbij de te spiegelen aspecten in overleg met de klant worden bepaald.

Bij een Evaluatiespiegel zijn de rollen van het gespiegelde team (meer kennis dragend, dan kennis vragend) en het collegaspiegelteam (meer kennis vragend, dan kennis dragend) min of meer omgedraaid. Uit diverse evaluaties van het spiegelproces in verschillende varianten blijkt overigens dat het uitwisselen van de verschillende beelden en bevindingen door alle betrokkenen als bijzonder leerzaam wordt ervaren, ongeacht de rol in het proces.

Praktijk van de Macht biedt incompany workshops op maat voor managers, professionals en teams die slimmer willen kunnen omgaan met in- en externe stakeholders.

Overheidsdiensten die publieke waarde willen creëren ervaren dat hun hiërarchische, planmatige en verkokerde wijze van werken tekortschiet. Ze hebben behoefte aan een werkwijze die helpt om doelen en belangen van stakeholders te integreren en ondergeschikt te maken aan 'de bedoeling' die voortvloeit uit de maatschappelijke opgave. Wij bieden managers van directies, afdelingen, projecten en programma's workshops aan over het voorbereiden, opzetten en faciliteren van tijdelijke netwerken waarin deelnemers samenwerken en van elkaar leren. De workshops kunnen ook worden gecombineerd in een tweedaagse training. We richten ons op de volgende thema’s: 

- ‘schijn en zijn': complexe machtsrelaties analyseren
- coalities vormen: leiderschap in samenwerkingsnetwerken
- sensitief communiceren in een politiek-bestuurlijke omgeving